Jedes auch noch so kleines Unternehmen besitzt eine Menge von wertvollen Dateien, die auf verschiedenen Computern gespeichert sind und von einzelnen Personen verwaltet und aktualisiert werden. Schnell wird klar, dass man eine zentrale Stelle benötigt, wo die Dateien aufbewahrt und allen zugänglich sind. Es ist nicht nur Know-how, welches durch so eine dezentralisierte Verwaltung, verloren geht, sondern es ist vor allem ein riesen Aufwand bei der Suche von solchen Dateien und in sehr vielen Fällen die entstehende Datenredundanz.

Wäre es nicht toll, wenn es eine einheitliche Lösung gäben würde, die alle existierenden Daten (z.B. Dokumente, Bilder sowie multimediale Daten) in einem zentralen Verzeichnis verwalten würde. Die herkömmlichen Dateisysteme sind mit einer solchen Aufgabe mehr als überfordert. Man könnte zwar versuchen die Dateien ja nach Kategorie in verschiedenen Ordnern zu speichern, aber was passiert wenn eine Datei mehreren Kategorien zugeordnet werden soll? Denn es existiert weiterhin auch keine Möglichkeit die Daten mit Meta-Daten zu individualisieren und für eine schnelle Suche zu indexieren.  Insbesondere wäre es effizient wenn man diese Lösung mit der bestehender Internetpräsenz verbinden würde.

Diese Lösung existiert in Typo3-Umgebung und gehört ab Version 4.0 zu der Standardkomponenten. Die Dateien können mit Metadaten beschrieben werden, was eine flexible Suche nach der Datei ermöglicht und gleichzeitig eine redundante Speicherung verhindert. Im Grunde genommen soll der Umgang mit Dateien durch das DAM vereinfacht werden, ohne dabei die gewohnten Arbeitsweisen mit dem herkömmlichen Dateisystem aufgeben zu müssen.

Die DAM-Extension bietet ein mächtiges Konzept an. Im Navigationsframe werden gleichzeitig Auswahlbäume für Datei-Verzeichnisse, Kategorien und Medientypen angezeigt. Mit einem Klick auf eine Kategorie listet alle Dateien auf, die dieser Kategorie zugeordnet sind. Als Dateien werden nicht nur Bilder angesehen, sondern auch PDF-, MS-Office-Dokumente sowie Audiodateien.

Ein wesentlicher Stützpfeil von DAM sind die Metadaten. Dies sind zusätzliche beschreibende Daten, wie z.B. Stichworte, Urheber, kurze Beschreibung usw. Solche Daten können direkt beim Upload der Datei zugeordnet werden oder später bei Massenindexierung (im Fall, dass mehrere Dateien dieselben Metadaten besitzen). Die Suche nach Dateien basiert auf Metadaten. Die Vielfältigkeit von Metadaten ermöglicht eine flexible Suche nach verschiedenen Parametern.

Die Kombination von Kategorisierung und Metadaten ermöglicht den Aufbau von leistungsfähigen und skalierbaren Mediadatenbanken. Als Einsatz für DAM können online Produktkataloge oder Auflistung von Bedienungsanleitungen, bestimmten Broschüren für registrierte Benutzern (wie Distributionspartner oder Premium-Mitglieder) zum Einsatz kommen.